1, SI-PI, Chusnulia Aryandhita, Hapzi Ali, Pengendalian Internal Atas Bahan Baku Studi Kasus PT.KU , Universitas Mercubuana, 2020

PENGENDALIAN INTERNAL PERSEDIAAN BAHAN BAKU

STUDI KASUS PT. KU

Oleh:

Chusnulia Aryandhita Widayanti

Hapzi Ali

Program Magister Akuntansi Universitas Mercu Buana

chusnulia.aryandhita@gmail.com

Abstrak

Persediaan adalah salah satu aset penting yang dimiliki perusahaan. Salah satu persediaan yang ada dalam perusahaan manufaktur adalah persediaan bahan baku. Bahan baku merupakan faktor utama yang dapat menunjang kelangsungan proses produksi perusahaan. Tujuan dilakukannya pengendalian internal persediaan bahan baku adalah untuk melindungi harta perusahaan, agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya dan untuk mengetahui pengendalian internal siklus persediaan bahan baku. Metode penelitian yang digunakan pada studi kasus PT. KU ini menggunakan metode penelitian deskriptif.

Kata Kunci: Persediaan, Bahan baku, Pengendalian Internal

Abstract

Inventory is one of the important assets owned by the company. One of the inventories in a manufacturing company is the supply of raw materials. Raw material is the main factor that can support the continuity of the company's production process. The purpose of doing internal control of raw material inventory is to protect company assets, so that information about inventory is more reliable and to know the internal control of raw material inventory cycle. The research method used in the case study of PT. KU uses a descriptive research method.

Keywords: Inventory , Raw Material, Internal Control

PENDAHULUAN

I.              Latar Belakang

Perkembangan dunia usaha yang bertambah pesat seiring dengan perkembangan teknologi, telah membawa pengaruh besar terhadap perekonomian Indonesia. Hal ini terlihat dari adanya perkembangan serta persaingan yang ketat dalam dunia usaha, baik perdagangan maupun perindustrian, serta adanya peningkatan tuntutan konsumen akan produk atau barang yang dikonsumsi. Selain itu perusahaan juga bertujuan untuk menghasilkan laba optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan operasional perusahaan, memajukan, serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi atau ke tingkat yang lebih baik. Pertumbuhan dan perkembangan pada suatu perusahaan dewasa ini yang semakin pesat baik pada sektor industri, keuangan, jasa maupun perdagangan mengakibatkan manajemen kesulitan dalam mengawasi dan menangani secara langsung seluruh aktivitas kegiatannya (Amanda, et al, 2015: 766).

Perusahaan harus mempunyai pengorganisasian yang baik, sehingga menuntut para manajemen untuk dapat mengelola aktivitas perusahaan sedemikian rupa yang pada akhirnya tercipta pengendalian yang memadai dalam mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan. Hal tersebut mendorong pihak manajemen untuk membuat suatu sistem pengendalian dimana sistem pengendalian ini merupakan alat yang diperlukan karena untuk mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi. Seorang pimpinan harus mempunyai cara-cara untuk mengetahui apakah pekerjaan yang telah didelegasikan sudah dilaksanakan dengan baik.

Perusahaan yang memiliki sistem pengendalian internal yang baik adalah perusahaan yang mampu memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik, dan sumber daya yang memadai (Anastasia dan Lilis, 2010:82). Sistem pengendalian intern bukanlah sebuah sistem yang dimaksudkan untuk menghindari semua kemungkinan terjadinya kesalahan ataupun penyelewengan yang terjadi. Sistem pengendalian intern yang baik adalah dimana sebuah perusahaan dapat menekan terjadinya kesalahan dan penyimpangan yang mungkin terjadi. Fungsi pengendalian yang baik dengan berlandaskan pada system manajemen dan keuangan yang baik pula akan menciptakan aktivitas dalam perusahaan menjadi lancar dan terkendali (Anastasia dan Lilis, 2010:82).

Persediaan merupakan kekayaan perusahaan yang memiliki peranan penting dalam operasi bisnis, sehingga perusahaan perlu melakukan manajemen proaktif, artinya perusahaan harus mampu mengantisipasi keadaan maupun tantangan yang ada dalam manajemen persediaan untuk mencapai sasaran akhir, yaitu untuk meminimalisasi total biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk penanganan persediaan. Dalam sistem manufaktur maupun non manufaktur, adanya persediaan merupakan faktor yang memicu peningkatan biaya. Penetapan jumlah persediaan yang terlalu banyak akan berakibat pemborosan dalam biaya simpan, tetapi apabila terlalu sedikit maka akan mengakibatkan hilangnya kesempatan perusahaan untuk mendapatkan keuntungan jika permintaan lebih besar daripada permintaan yang diperkirakan. Pengendalian persediaan bahan baku sangatlah penting dalam sebuah industri untuk mengembangkan usahanya karena akan berpengaruh pada efisiensi biaya, kelancaran produksi dan keuntungan usaha itu sendiri. Adanya persediaan diharapkan dapat memperlancar jalanya proses produksi suatu perusahaan.

Pengendalian internal persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena pengendalian internal atas persediaan ini banyak melibatkan investasi rupiah dan mempengaruhi efektivitas dan efisiensi kegiatan perusahaan. Oleh karena itu, pengendalian internal atas persediaan barang dagang sangat diperlukan untuk mengurangi terjadinya selisih, kehilangan, mengantisipasi kemungkinan terjadinya kecurangan dan memastikan bahwa prosedur telah dilakukan dengan baik sehingga kemudian dapat dibuatlah perbaikan (Fariyanti, 2014).

Persediaan merupakan unsur yang paling aktif dalam perusahaan dagang dan salah satu syarat pokok yang harus dipenuhi serta dimiliki oleh suatu perusahaan didalam aktivitas perdagangan karena dalam perdagangan yang diperdagangkan adalah persediaan tersebut. Maka semua aktivitas operasional perusahaan diprioritaskan pada usaha untuk melikuidasi persediaan tersebut menjadi kas beserta keuntungan yang diperoleh dari harga jual persediaan tersebut setelah dikurangi harga pokok penjualannya. Laporan neraca saldo perusahaan dagang persediaan adalah salah satu aktiva lancar yang mempunyai nilai investasi terbesar, sehingga dari hal tersebut diatas kita dapat mengetahui betapa pentingnya persediaan bagi perusahaan. Persediaan sangat rentang terhadap kerusakan maupun pencurian. Kerusakan, pemasukan yang tidak benar, lalai untuk mencatat permintaan, barang yang dikeluarkan tidak sesuai pesanan, dan semua kemungkinan lainnya dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya ada digudang. Untuk itu diperlukan pengendalian internal persediaan yang bertujuan untuk melindungi harta perusahaan dan juga agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Persediaan juga didefinisikan sebagai aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal dalam proses produksi atau yang dalam perjalanan dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa (Warren 2005).

II.           Perumusan Masalah

Dari latar belakang tersebut, menarik perhatian penulis untuk mengetahui upaya-upaya pengendalian internal apa saja yang dilakukan perusahaan manufaktur sebut saja PT. KU yang selanjutnya akan menjadi pokok pembahasan dalam artikel ini bagaimana mengimplementasikan pengenadalian internalnya dalam mengelola bahan baku.

III.        Metode Penelitian

Dalam artikel ini, penulis menggunakan metode penelitian deskriptif.  Metode deskriptif dapat diartikan sebagai prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan keadaan subjek atau objek dalam penelitian dapat berupa orang, lembaga, masyarakat dan yang lainnya yang pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau apa adanya.

Menurut Nazir (1988: 63) dalam Buku Contoh Metode Penelitian, metode deskriptif merupakan suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran, atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antarfenomena yang diselidiki.

Menurut Sugiyono (2005: 21) menyatakan bahwa metode deskriptif adalah suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas.

Menurut Whitney (1960: 160) metode deskriptif adalah pencarian fakta dengan interpretasi yang tepat.

Dapat dikatakan bahwa penelitian deskriptif merupakan penelitian yang berusaha mendeskripsikan suatu gejala, peristiwa yang terjadi pada saat sekarang atau masalah aktual.

PEMBAHASAN

I.                   Persediaan

Donald (2002), persediaan adalah pos aktiva yang dimiliki perusahaan untuk diperjual belikan dalam operasi bisnis normal atau barang yang akan digunakan untuk proses konsumsi.

Abubakar dan Wibowo (2002: 166) persediaan dalam perusahaan manufaktur yaitu persediaan produk jadi (Finished Goods), barang dalam proses (Goods in process), bahan baku (Raw Material), persediaan bahan penolong, persediaan habis pakai, dan persediaan suku cadang.

Persediaan, merupakan barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual kembali dalam kegiatan bisnis yang normal, atau barang-barang yang akan dikonsumsi dalam pengolahan produk yang akan dijual (Jay Smith and Fred Skousen, 2001 : 327).

Sundjaja (2003:379), menjelaskan bahwa persediaan meliputi semua barang atau bahan yang diperlukan dalam proses produksi dan distribusi yang digunakan untuk proses lebih lanjut atau dijual, sedangkan persediaan menurut Assauri (2004:169) adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal atau persediaan barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, atau persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Dari pengertian persediaan tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa persediaan merupakan barang-barang atau bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi maupun digunakan untuk dijual dalam suatu periode tertentu.

Jenis-jenis Persediaan Heizer & Render (2001:82), persediaan yang ada di perusahaan biasanya terdiri dari persediaan bahan mentah, persediaan barang setengah jadi dan persediaan MRO. Persediaan Bahan Mentah (Raw Material Inventory) yang telah dibeli, tetapi belum diproses. Pendekatan yang lebih banyak diterapkan adalah dengan menghapus variabilitas pemasok dalam  mutu, jumlah atau waktu pengiriman sehingga tidak perlu pemisahan. Persediaan Barang Setengah Jadi (Work In Process Inventory) adalah komponen-komponen atau bahan mentah yang telah melewati beberapa proses perubahan, tetapi belum selesai. Persediaan MRO (Maintenance, Repairing, Operating Iventory) merupakan persediaan yang dikhususkan untuk perlengkapan pemeliharaan, perbaikan, operasi. Persediaan ini ada karena kebutuhan akan adanya pemeliharaan dan perbaikan dari beberapa peralatan yang tidak diketahui sehingga persediaan ini merupakan fungsi jadwal pemeliharaan dan perbaikan.

Handoko (2000;335-336), menyatakan bahwa perusahaan melakukan penyimpanan persediaan barang karena berbagai fungsi, antara lain fungsi Decoupling, fungsi Economic Lot Sizing dan fungsi antisipasi. Fungsi Decoupling yaitu memungkinkan operasi-operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai kebebasan (independensi). Persediaan decouples ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa terganggu supplier. Fungsi Economic Lot Sizing, melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber-sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya-biaya per unit. Dengan persediaan lot size ini akan mempertimbangkan penghematan-penghematan. Fungsi Antisipasi, sering perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data masa lalu. Disamping itu, perusahaan juga sering dihadapkan pada ketidakpastian jangka waktu pengiriman barang kembali sehingga harus dilakukan antisipasi untuk cara menanggulanginya.

Dalam studi kasus PT. KU ini akan membahas pengimplementasian pengendalian internal persediaan bahan baku (raw material) saja.

II.           Perusahaan Manufaktur

Perusahaan manufaktur adalah perusahaan yang kegiatannya membeli bahan baku, mengolah bahan baku dan kemudian menjualnya (Rusatandi & Jimmi, 2008).

Handayani (2005), Industri  manufaktur merupakan salah satu industri yang paling kompleks aktivitasnya sehingga diasumsikan selalu membutuhkan sistem informasi untuk menunjang aktivitas operasinya dan industri manufaktur juga adalah jenis industri yang memfokuskan pada penggunaan sistem informasi yang selalu berkembang.

III.             Pengendalian Internal

Persediaan bagi perusahaan manufaktur, memiliki peran yang sangat penting. Persediaan memiliki andil yang besar dalam menjaga stabilitas operasional perusahaan. Begitu pentingnya peran persediaan, maka diperlukan suatu pengontrolan untuk mengelolanya.

Menurut Widiasa, et al (2015) pengendalian yang memadai dapat mengurangi terjadinya kesalahan baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja dalam melaksanakan kegiatan perusahaan, serta kemungkinan terjadinya kesalahan akan dapat diketahui dan diperbaiki sedini mungkin. Untuk menghasilkan laba yang maksimal,  perusahaan juga harus mau dan mampu untuk memanfaatkan peluang-peluang bisnis yang ada dan bersaing dengan menggunakan segala sumber daya yang dimilikinya dengan efektif dan efisien. Perusahaan juga membutuhkan mekanisme tertentu untuk menjamin agar aktivitas-aktivitas perusahaan dapat terpadu dan terkoordinasi. Penting pula agar rencana yang disusun itu dipadukan dengan strategi, jika tidak perusahaan bisa tidak terarah. Cara utama bagaimana aspekaspek dalam aktivitas di perusahaan dapat dilakukan ialah dengan menyusun rencana kebijakan dan proses administratif, atau dengan kata lain pengendalian intern.

Menurut Mulyadi (2014: 163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengendalian yang memadai dapat mengurangi terjadinya kesalahan baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja dalam melaksanakan kegiatan perusahaan, serta kemungkinan terjadinya kesalahan akan dapat diketahui dan diperbaiki sedini mungkin. Pengendalian intern yang lemah menyebabkan tidak dapat terdeteksinya kecurangan/ketidakakuratan proses akuntansi sehingga bukti audit yang diperoleh dari data akuntansi menjadi tidak kompeten. Pengendalian intern merupakan salah satu bentuk pengendalian yang penting dalam perusahaan. Pengendalian intern sangat berguna dalam melindungi aktiva perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan dan pencurian yang dilakukan baik oleh pihak di dalam perusahaan maupun pihak di luar perusahaan. Selain itu agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Sistem pengendalian intern mempunyai empat tujuan diantaranya, menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

IV.              Sistem Informasi Persediaan Pada PT. KU

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai tujuan. Sedangkan informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan relevan yang dibutuhkan untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada (Ajie, 1996).

Sistem informasi berasal dari kata sistem yang berarti kumpulan dari sub-sub sistem atau elemen-elemen yang saling bekerjasama dan berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi (informasi/target/goal). Sedangkan informasi adalah hasil dari pemrosesan data (data processing) menjadi suatu bentuk yang penting bagi pemakai (user/end user) dan mempunyai nilai (value) serta bermanfaat dalam pengambilan keputusan (Decision Making). Ali (2011). Berdasarkan arti dari masing-masing kata dapat disimpulkan sistem informasi adalah suatu sistem yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi dalam upaya pengambilan keputusan.

Suatu sistem mempunyai karakter atau sifat-sifat tertentu yaitu komponen (component), batas sistem (boundary), lingkaran luar sistem (environment), penghubung sistem (interfact), masukan sistem (input), keluaran sistem (output), pengolah sistem dan sasaran system (Jogiyanto,1999). Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi penerima, menerima informasi tersebut kemudian membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut siklus informasi (Information Cycle). Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (Data Processing Cycle).

Informasi dikatakan berkualitas apabila relevan dengan keputusan yang akan dibuat. Oleh karena keputusan yang berbeda informasi yang berbeda, maka informasi yang disampaikan harus selaras dengan keputusan yang akan diambil. Informasi haruslah teliti mungkin agar informasi itu ada nilai gunaya. Jika informasi tunggal dianggap kurang teliti, maka perlu dibuat kisaran informasi dengan berbagai tingkat probabilitas. Informasi haruslah disampaikan tepat waktu, dalam arti bahwa informasi harus disajikan sebelum ia kehilangan kapasitas untuk mempengaruhi keputusan. Informasi harus disajikan sedemikian rupa, sehingga manajemen memahami maksud dan makna istilah-istilah yang dipakai.

Pada studi kasus PT. KU secara umum gambaran rancangan umum sistem informasi mobilitas persediaan dibawah kendali Logistic Control Departement yang penggunanya terdiri dari Planning, Purchasing,  Warehouse Material, Packing, Warehouse Product dan Trading.

Sistem informasi persediaan dimulai dari Planning Section yang bertugas menerima pesanan dari Customer. Setelah menghitung bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat suatu produk maka proses selanjutnya adalah pemesanan bahan baku ke External Provider yang dibantu oleh Purchasing yang masih dibawah naungan Logistic Control Departement. Penerimaan bahan baku dilakukan oleh Warehouse Material. Tugas Warehouse Material yang pertama adalah memastikan dan mencatat kuantitas dan jenis material sudah sesuai dengan dokumen atau belum. Apabila kuantitas dan jenis barang yang tertera dalam dokumen sudah sama maka diinputkan ke dalam sistem persediaan yang disebut incoming material / item receipt. Warehouse Material tidak akan menerima material apabila dokumen tidak sesuai dengan kuantitas dan jenis material.

Setiap hari data item receipt tersebut digunakan oleh QC(Quality Control) Incoming untuk mengetahui apakah ada bahan baku yang harus diperiksa kualitasnya sebelum didistribusikan ke manufaktur. Data item receipt tersebut juga digunakan oleh Finance & Accounting untuk mencatat pembelian bahan baku secara tempo dan memfollow-upnya ke external provider untuk segera mengirimkan invoice atas pembelian barang tersebut. Kembali lagi ke QC Incoming apabila sudah diperiksa oleh QC Incoming bahwa kualitas bahan baku sudah memenuhi kualitas yang sudah ditetapkan, bahan baku tersebut dapat didistribusikan ke manufaktur untuk selanjutnya diolah untuk proses produksi. Sebelum didistribusikan, terlebih dahulu bahan baku yang sudah diperiksa sebelumnya dibuatkan label yang data nya diambil dari item receipt tadi. Saat keluar dari Warehouse Material bahan baku tersebut discan terlebih dahulu dengan menggunakan aplikasi mobile android yang telah didesain oleh System Section.

Pada proses produksi di manufaktur bahan baku sebelum dipakai terlebih dahulu discan pada tiap-tiap prosesnya sampai mencapai proses akhir menjadi produk. Setiap perubahan proses bahan baku tersebut akan ditempel dengan moving card. Moving card tersebut dibuat oleh Planing Section. Produk yang berasal dari manufaktur tersebut didistribusikan kepada bagian Packing dan beberapa akan disampling oleh QC Inspection. Setelah proses packing, produk tersebut discan sebagai incoming pada Warehouse Product dan discan sebagai outgoing saat akan dikirimkan kepada pelanggan.Untuk rangkuman alur proses persediaan baku hingga menjadi persediaan produk dapat dilihat pada diagram flow berikut :

Dalam pengoperasian aplikasi android tersebut, masing-masing pegawai dengan otorisasi saja yang berhak mendapatkan user id dan password. Dari alur sistem informasi mobilitas persediaan tersebut dihasilkan sebuah produk berupa laporan persediaan. Bentuk dari laporan persediaan tersebut berupa angka pada tabel-tabel. Laporan persediaan tersebut digunakan oleh masing-masing departemen untuk pengambilan keputusan.

Bagi Planing Section data persediaan tersebut digunakan untuk proses perencanaan berkelanjutan. Apakah persediaan bahan baku masih cukup untuk memproduksi suatu produk, sebagai dasar penilaian untuk menafsirkan nilai WIP (Work In Process) dan mengetahui jumlah  produk yang dihasilkan dalam suatu periode dan mengetahui jumlah penjualan dalam suatu periode. Data WIP, Finish Good, dan Sales tersebut kemudian dikirimkan kepada Finance & Accounting untuk pelaporan keuangan.

Bagi Purchasing Section, data persediaan tersebut digunakan sebagai pedoman dalam pemesanan bahan baku, tentu saja atas permintaan Planning Section sebelumnya. Dibantu dengan perkiraan Trading Section  berapa lama proses pengiriman dan perizinannya bahan baku yang sebagian besar diimpor dari luar negeri tersebut dapat sampai untuk selanjutnya digunakan untuk proses produksi, laporan persediaan tersebut digunakan oleh Purchasing untuk bernegosiasi dengan External Provider.

Bagi Warehouse Material  laporan persediaan tesebut digunakan untuk mempresentasikan jumlah bahan baku yang masih dimiliki sampai periode tertentu. Data tersebut kemudian dikirimkan kepada Finance & Accounting untuk pelaporan keuangan.

Bagi Manufaktur data persediaan tersebut digunakan untuk menyediakan atau mempersiapkan mesin dan jumlah man power untuk dapat mencapai target produksi.

Bagi Packing Section laporan persediaan tersebut digunakan untuk menyediakan atau mempersiapkan jumlah man power dan alat yang digunakan untuk dapat mengemas suatu produk.

 Bagi Warehouse Product  laporan persediaan tesebut digunakan untuk mempresentasikan jumlah produk yang masih belum terjual sampai periode tertentu. Data tersebut kemudian dikirimkan kepada Finance & Accounting untuk pelaporan keuangan.

Keseluruhan data persediaan tersebut akan bermuara di laporan keuangan dan akan ditampilkan pada Balance Sheet sebagai aset lancar yang dimiliki oleh perusahaan. Hasil penjualan produk tersebut akan disajikan dalam Income Statement. Data itulah yang akan digunakan Top Management untuk pengambilan keputusan.

V.                 Penerapan Pengendalian Internal Bahan Baku Pada PT. KU

Setelah mengetahui alur sistem informasi persediaan pada PT. KU, maka dapat diamati penerapan pengendalian internal PT. KU terutama pada Departemen Logistic Control (LC) karena berhubungan langsung dengan persediaan.

Pada Planing Section ketika menerima suatu pesanan dari Customer hal pertama yang menjadi tugasnya adalah memeriksa ketersediaan bahan baku dan membuat pesanan bahan baku (raw material) apabila persediaannya sudah tidak lagi mencukupi untuk menghasilkan suatu produk. Dalam pemesanan bahan baku Planing Section membuat Purchase Order Raw Material yang dikemudian diinputkan ke dalam sistem informasi perusahaan secara online. Sebelum membuat Purchase Order (PO) PIC memastikan kembali bahan-bahan apa saja yang dibutuhkan, berapa kuantitas yang harus di pesan, kapan persediaan tersebut sudah harus sampai dan bagaimana pengangkutannya untuk menghindari salah pemesanan. Dalam pembuatan PO, PIC juga harus mengisikan form PO online secara benar dan memastikan pengisian sudah sesuai sebelum di posting.

Setelah diposting, PO tersebut menjadi tanggung jawab Purchasing Section. Atas dasar isian PO yang sudah diinputkan oleh Planing, kemudian Purchasing meneruskannya kepada External Provider yang sudah diseleksi untuk dapat menyediakan bahan baku sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Apabila sudah sepakat antara Purchasing dengan External Provider, PO tersebut dicetak untuk selanjutnya dibubuhkan Approval Sign lalu diemailkan kepada External Provider agar barang dapat dikirimkan. Apabila belum ada kata sepakat PO tersebut masih menggantung pada sistem. Purchasing bertanggungjawab memfolow-up hingga barang tersebut sudah sampai agar dapat PO dapat ditutup.

                Untuk mendatangkan suatu bahan baku Purchasing mendelegasikan kepada Trading Section untuk mengatur pemasukan bahan baku tersebut ke dalam PT. KU baik dari External Provider lokal maupun Overseas. Perlu diketahui, PT. KU berada di dalam kawasan berikat dimana pemasukan dan pengeluaran barang harus dengan dokumen kepabeanan. Saat bahan baku akan dikirimkan ke PT. KU, Trading meminta dokumen kelengkapannya dikirimkan via email terlebih dahulu agar dapat dipersiapkan dokumen pemasukan bahan baku tersebut. Setelah bahan baku sampai ke PT. KU, tidak langsung diterima oleh bagian gudang. Dokumen Pemasukan Bahan baku yang sudah disiapkan sebelumnya oleh Trading tersebut diperiksa terlebih dahulu oleh petugas Bea Cukai yang sudah standby di PT. KU beserta kelengkapan dokumen dari external provider. Setelah dokumen lolos verifikasi, kemudian diteruskan ke gudang material.

                Oleh petugas gudang bahan baku diperiksa apakah sudah sesuai jenis barangnya dan kuantitasnya seperti yang tertera pada dokumen atau belum. Apabila sudah sesuai petugas gudang akan menerima barang tersebut dan membubuhi stampel Receiving Warehouse beserta tanggal diterimanya bahan baku pada dokumen pengiriman atau dokumen terkait (baik untuk external provider maupun untuk dokumentasi pada PT. KU) dan menginputnya kedalam sistem pada hari itu juga agar data kedatangan dan penerimaan bahan baku uptodate dan sesuai. Apabila dokumen dengan fisik tidak sesuai Warehouse Material tidak akan menerimanya. Pada saat penginputan ke dalam sistem, PIC harus benar-benar teliti dalam penginputan kedatangan bahan baku. Untuk menghindari salah penginputan nama bahan baku, Warehouse Material sudah dibuatkan sistem penginputan yang praktis. Hanya dengan menginput nomor Purchase Order saja maka deskripsi bahan baku, nama external provider, kode bahan baku dan kuantitas bahan baku sudah tersedia. Apabila bahan baku dikirimkan secara parsial, petugas Warehouse Material hanya perlu merubah kuantitas aktual bahan baku saja. Setelah bahan baku diinputkan oleh Warehouse Material maka Purchase Order akan closse. Dengan demikian tugas Purchasing selesai.

                Bahan baku yang sudah diinput kemudian diletakkan pada area inspection incoming pada Warehouse Material untuk mempermudah QC Incoming dalam pengecekan kualitas bahan baku sebelum didistribusikan kepada Manufakturing. Dalam meletakkan bahan baku setelah diperiksa oleh QC Incoming, petugaas Warehouse Material harus menyusun bahan baku tersebut berdasarkan jenis bahan baku dan disusun urut sesuai dengan kedatangan. Bahan baku yang tidak lolos seleksi kualitas oleh  QC Incoming akan dikembalikan kepada External Provider atau sesuai dengan perjanjian dan di letakkan pada Hold Area pada Warehouse Material. Saat pendistribusian bahan baku kepada Manufaktur, harus melalui proses scan barcode oleh Warehouse Material  terlebih dahulu agar bahan baku tersebut teridentifikasi keberadaannya.            Saat diterima di Manufaktur bahan baku tersebut juga harus discan sebelum digunakan untuk menentukan nilai pemakaian bahan baku.

               

KESIMPULAN & SARAN

I.                    Kesimpulan

                Handayani (2005), Industri  manufaktur merupakan salah satu industri yang paling kompleks aktivitasnya sehingga diasumsikan selalu membutuhkan sistem informasi untuk menunjang aktivitas operasinya dan industri manufaktur juga adalah jenis industri yang memfokuskan pada penggunaan sistem informasi yang selalu berkembang.

Dengan berkembangnya sistem informasi tersebut, PT. KU memanfaatkannya dalam menjalankan aktivitas operasional. Seperti membuat Purchase Order, mencatat pemasukan bahan baku dan masih banyak lagi digunakan pada aktivitas lainnya. Sistem Informasi Persediaan pada PT. KU tersebut juga mudah dalam pengoperasiannya.  Keamanan datanya terjaga karena dilengkapi dengan user ID dan Password. Hanya pegawai yang mempunyai user ID saja yang berhak login atau mengakses data ke dalam aplikasi tersebut. Pencarian stok item barang juga menjadi lebih cepat karena setiap adanya transaksi (pembelian atau perpindahan), stok barang akan terupdate (tercatat) secara otomatis sehingga petugas gudang atau pengguna persediaan lebih mudah dalam pengecekan stok aktual barang setiap saat. Dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan tepat waktu, hal ini berarti akan membantu pihak manajemen dalam melakukan perencanaan.

                Sistem informasi PT. KU tidaklah terlalu kompleks tetapi apabila dalam pangkal penginputan informasi ke dalam sistem terdapat kesalahan maka proses berikutnya sudah pasti salah. Sebagai contoh apabila Planing Section salah dalam penginputan nama bahan baku ataupun kuantitasnya pada Purchase Order maka bahan baku yang akan dipesan oleh Purchasing juga menjadi salah. Apabila bahan baku tersebut sudah terlanjur dikirimkan maka akan terjadi penambah biaya karena tidak seharusnya dipesan tetapi dipesan ataupun apabila kuantitasnya kurang akan menambah biaya pengiriman karena harus mengulang pengiriman bahan baku tersebut. Tidak hanya Purchasing Section yang akan terkena dampak sistemik dari kesalahan penginputan Purchase Order Raw Material tersebut. Trading Section yang sudah mempersiapkan dokumen pemasukan bahan baku pun ikut terkena imbasnya sampai dengan bagian gudang juga akan terkena dampaknya.

                Kesalahan tersebut menyebabkan kerugian bagi PT. KU antara lain, PT. KU harus membayar lebih untuk bahan baku tersebut apabila bahan baku tersebut benar-benar tidak dapat diaplikasikan lagi ke dalam produk-produk lainnya. Selain kerugian bahan baku itu sendiri, PT. KU juga harus menanggung biaya tenaga kerja ekstra untuk seluruh departemen Logistics Control atas kesalahan pemesanan bahan baku tersebut karena butuh waktu ekstra kembali untuk mengulang dari awal menyediakan bahan baku tersebut. Apabila tidak ada bahan baku makan Manufaktur juga tidak dapat menjalankan kegiatan produksinya. Akibat tidak dapat menjalankan produksi, PT. KU juga harus menanggung biaya tenaga kerja manufaktur yang tidak efektif & efisien. Terlebih lagi jika produk yang akan dihasilkan harus segera dikirimkan ke Customer. Untuk menjaga nama baik, PT. KU harus mengeluarkan biaya yang lebih dari seharusnya dikeluarkan sehingga dapat menyebabkan kerugian.

II.                  Saran

Menurut Mulyadi (2014: 163) sistem pengendalian intern mempunyai empat tujuan diantaranya, menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Untuk mencapai tujuan pengendalian tersebut dibutuhkan komunikasi yang intensif dan disiplin dari semua pihak, terutama pada pimpinan yang dalam hal ini harus memantau kerja para karyawan untuk mendapatkan hasil yang baik meskipun sudah dengan alat bantu sistem informasi persediaan tersebut. Tenaga pelaksana bisa dipersiapkan lebih dini, persiapan dilakukan dengan mengadakan pelatihan tentang teknik-teknik dan cara-cara pengoperasian sistem aplikasi persediaan. Diperlukan prosedur dan working instruction yang jelas dan mudah dimengerti untuk menjalankan sistem tersebut. Perlu kajian lebih lanjut untuk menyempurnakan sistem informasi persediaan sehingga nantinya bila digunakan secara nyata dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang akan muncul dikemudian hari seiring perkembangan waktu di PT. KU.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, A. dan Wibowo. 2005. Pengantar Akuntansi, Edisi Keempat. Penerbit PT. Grasindo. Jakarta.

Ajie, M. D. (1996). Pengertian Sistem Informasi Manajemen.

Anonim, 2012, https://idtesis.com/metode-deskriptif/(15 Oktober 2019, jam 19:24).

Handayani, R. (2005). Analisis faktor-faktor yang mempengaruhi minat pemanfaatan sistem informasi dan penggunaan sistem informasi (studi empiris pada perusahaan manufaktur di Bursa Efek Jakarta) (Doctoral dissertation, PROGRAM PASCA SARJANA UNIVERSITAS DIPONEGORO). Persediaan. Ijournal Of Accounting Research Universitas Diponegoro.

Jogiyanto H. M,1989, Analisa dan Desain Sistem Informasi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta.

McLeod. Raymond, Jr. ,1996, Sistem Informasi Manajemen Jilid II, PT Prenhallindo, Jakarta.

Mulyadi. (2014). Sistem akuntansi (Ed.Ke-3). Jakarta: Salemba Empat.

Naibaho, A. T. (2013). Analisis Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku Terhadap Efektifitas Pengelolaan Persediaan Bahan Baku. Jurnal EMBA: Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis dan Akuntansi, 1(3).

Nur Sapto U. R, 2006 Sistem Informasi Persediaan Barang Pada CV. Aji Saka Smarang, Skripsi, Semarang.

Rustendi, T., & Jimmi, F. (2008). Pengaruh hutang dan kepemilikan manajerial Terhadap nilai perusahaan pada perusahaan manufaktur. Jurnal Akuntansi FE Unsil, 3(1), 411-422.

Sambuaga, R. S. (2013). Evaluasi Akuntansi Persediaan pada PT. Sukses Era Niaga Manado. Jurnal EMBA: Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis dan Akuntansi, 1(4).

Setyanto, K. B. (2012). Analisis Faktor-Faktor Yang Berpengaruh Terhadappemilihan Metode Akuntansi.

Sofwan, A. (2007). Belajar Mysql dengan Phpmyadmin. Fakuktas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur.

Tuerah, M. C. (2015). Analisis pengendalian persediaan bahan baku ikan tuna pada CV. Golden KK. Jurnal EMBA: Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis dan Akuntansi, 2(4).

Viorita, O. O. (2016). Analisis Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku Terhadap Efektivitas Pengelolaan Persediaan Bahan Baku Pada Pizza Hut Pandanaran Semarang. Universitas Dian Nuswantoro.